Virtuelle oder hybride Eigentümerversammlung? Vor- und Nachteile im Vergleich
Digitale Formate sind längst auch in Wohnungseigentümergemeinschaften angekommen. Neben der klassischen Eigentümerversammlung vor Ort können WEGs heute Eigentümern die digitale Teilnahme ermöglichen oder – unter bestimmten Voraussetzungen – eine Versammlung vollständig virtuell durchführen.
Doch welches Modell eignet sich besser für eine Wohnungseigentümergemeinschaft: die hybride oder die virtuelle Eigentümerversammlung?
Beide Varianten können Eigentümern mehr Flexibilität bieten. Gleichzeitig unterscheiden sie sich deutlich bei Organisation, Technik und persönlichem Austausch. Wir zeigen, was hinter den beiden Versammlungsformen steckt und welche Vor- und Nachteile Eigentümer kennen sollten.
Was ist eine hybride Eigentümerversammlung?
Bei einer hybriden Eigentümerversammlung gibt es weiterhin einen physischen Versammlungsort. Ein Teil der Eigentümer nimmt dort persönlich teil, während sich andere Eigentümer digital zuschalten können.
Das Wohnungseigentumsgesetz ermöglicht es Eigentümern, zu beschließen, dass eine Teilnahme an der Versammlung auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege elektronischer Kommunikation möglich ist. Dabei können sämtliche oder einzelne Rechte elektronisch ausgeübt werden.
Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich in § 23 Abs. 1 WEG.
Praktisch bedeutet das: Eigentümer können – im Rahmen der von der Gemeinschaft beschlossenen Möglichkeiten – persönlich am Versammlungsort teilnehmen oder sich digital zuschalten.
Was ist eine virtuelle Eigentümerversammlung?
Bei einer virtuellen Eigentümerversammlung gibt es keinen gemeinsamen physischen Versammlungsort. Eigentümer und Verwaltung nehmen ausschließlich digital teil.
Seit Oktober 2024 enthält das Wohnungseigentumsgesetz hierfür eine ausdrückliche Regelung. Nach § 23 Abs. 1a WEG können Wohnungseigentümer mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Eigentümerversammlungen für einen Zeitraum von längstens drei Jahren virtuell stattfinden oder stattfinden können.
Wichtig ist dabei: Die virtuelle Versammlung muss hinsichtlich der Teilnahme und der Ausübung der Eigentümerrechte mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.
Damit ist die virtuelle Eigentümerversammlung nicht einfach nur eine Videokonferenz. Auch digital müssen die Rechte der Eigentümer angemessen gewährleistet werden.
Besonderheit bis Ende 2028
Für Wohnungseigentümergemeinschaften gibt es derzeit eine Übergangsregelung.
Wird der Beschluss zur Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen vor dem 1. Januar 2028 gefasst, muss grundsätzlich bis einschließlich 2028 mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung stattfinden.
Davon kann die Gemeinschaft abweichen, wenn die Wohnungseigentümer durch einstimmigen Beschluss auf diese Präsenzversammlung verzichten.
Für WEGs bedeutet das: Die Möglichkeit einer virtuellen Versammlung besteht bereits heute – in der Übergangszeit sollte die konkrete Gestaltung jedoch sorgfältig geplant werden.
Virtuell oder hybrid: die wichtigsten Unterschiede
| Kriterium | Virtuelle Eigentümerversammlung | Hybride Eigentümerversammlung |
|---|---|---|
| Versammlungsort | Kein gemeinsamer physischer Ort | Physischer Versammlungsort vorhanden |
| Teilnahme | Ausschließlich digital | Vor Ort oder digital |
| Flexibilität | Sehr hoch | Hoch |
| Anreise | Entfällt für alle Teilnehmer | Entfällt für digital Teilnehmende |
| Raumbedarf | In der Regel kein Versammlungsraum erforderlich | Geeigneter Versammlungsraum erforderlich |
| Technischer Aufwand | Fokus auf ein digitales Format | Präsenz und Online-Teilnahme müssen parallel organisiert werden |
| Persönlicher Austausch | Ausschließlich digital | Auch unmittelbar vor Ort möglich |
| Digitale Hürden | Können einzelne Eigentümer stärker betreffen | Teilnahme vor Ort bleibt möglich |
| Beschluss zur Einführung | Mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen | Kein besonderes Dreiviertelquorum nach § 23 Abs. 1 WEG |
Die Vorteile der virtuellen Eigentümerversammlung
1. Teilnahme unabhängig vom Wohnort
Gerade bei Wohnungseigentümergemeinschaften wohnen längst nicht alle Eigentümer in der Nähe ihrer Immobilie. Manche leben in einer anderen Stadt oder sogar im Ausland.
Bei einer virtuellen Versammlung entfällt die Anreise vollständig. Das kann die Teilnahme insbesondere für weiter entfernt wohnende Eigentümer erleichtern.
2. Weniger organisatorischer Aufwand rund um den Versammlungsort
Ein geeigneter Raum muss gefunden, reserviert und gegebenenfalls bezahlt werden. Bei einer rein virtuellen Versammlung entfällt dieser Teil der Organisation.
Das bedeutet allerdings nicht, dass eine virtuelle Versammlung ohne Vorbereitung auskommt. Zugang, Identifikation der Teilnehmer, technische Abläufe, Wortmeldungen und Abstimmungen müssen weiterhin zuverlässig organisiert werden.
3. Flexible Teilnahme
Eine digitale Teilnahme kann sich leichter in den Alltag integrieren lassen. Das kann insbesondere für beruflich stark eingebundene Eigentümer oder Eigentümer mit längeren Anfahrtswegen attraktiv sein.
4. Ein einheitlicher Teilnahmeweg
Bei einer rein virtuellen Versammlung befinden sich alle Teilnehmer in derselben Situation: Alle nehmen digital teil.
Das kann die Moderation in bestimmten Gemeinschaften vereinfachen, weil nicht gleichzeitig eine Gruppe im Versammlungsraum und eine zweite Gruppe online eingebunden werden muss.
Die Nachteile der virtuellen Eigentümerversammlung
1. Technische Voraussetzungen werden wichtiger
Eine stabile Internetverbindung sowie ein geeignetes Endgerät sind Voraussetzung für eine reibungslose Teilnahme.
Nicht jeder Eigentümer ist gleichermaßen mit Videokonferenzen oder digitalen Abstimmungsmöglichkeiten vertraut. Eine gute Vorbereitung und verständliche Anleitung sind deshalb besonders wichtig.
2. Weniger persönlicher Austausch
Eigentümerversammlungen dienen nicht nur der Abstimmung. Gerade bei komplexen Sanierungen, größeren Investitionen oder unterschiedlichen Interessen kann das persönliche Gespräch vor Ort einen hohen Stellenwert haben.
Digitale Kommunikation kann diesen Austausch unterstützen, ersetzt ihn aber nicht für jede Gemeinschaft gleichermaßen.
3. Technische Störungen können den Ablauf erschweren
Tonprobleme, Verbindungsabbrüche oder Schwierigkeiten bei der Anmeldung sind mögliche Herausforderungen.
Umso wichtiger sind klare technische Prozesse und eine geeignete Plattform, über die die Rechte der Teilnehmer zuverlässig ausgeübt werden können.
Die Vorteile der hybriden Eigentümerversammlung
1. Eigentümer haben mehr Wahlfreiheit
Der vielleicht größte Vorteil des hybriden Modells: Eigentümer können grundsätzlich selbst entscheiden, welche Teilnahmeform besser zu ihrer persönlichen Situation passt.
Wer den direkten Austausch bevorzugt, kommt zur Versammlung. Wer weiter entfernt wohnt oder nicht anreisen kann, erhält die Möglichkeit, sich digital zuzuschalten.
2. Persönlicher Kontakt bleibt erhalten
Gerade bei kleineren oder langjährig bestehenden Eigentümergemeinschaften ist der persönliche Austausch ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit.
Das hybride Modell verbindet diesen persönlichen Kontakt mit den Möglichkeiten digitaler Teilnahme.
3. Niedrigere Einstiegshürde für weniger digital affine Eigentümer
Wer mit digitalen Anwendungen nicht vertraut ist oder keine geeignete technische Ausstattung besitzt, kann weiterhin persönlich erscheinen.
Damit kann die hybride Versammlung für Gemeinschaften interessant sein, in denen die Wünsche und technischen Voraussetzungen der Eigentümer sehr unterschiedlich sind.
Die Nachteile der hybriden Eigentümerversammlung
1. Zwei Formate müssen gleichzeitig funktionieren
Genau die Wahlfreiheit macht hybride Versammlungen organisatorisch anspruchsvoll.
Die Verwaltung muss nicht nur den Ablauf im Versammlungsraum im Blick behalten, sondern gleichzeitig sicherstellen, dass digital zugeschaltete Eigentümer der Versammlung folgen und ihre vorgesehenen Rechte ausüben können.
2. Höhere Anforderungen an Technik und Moderation
Mikrofone, Kameras und eine geeignete Übertragung müssen so eingesetzt werden, dass sowohl die Teilnehmer vor Ort als auch die digital zugeschalteten Eigentümer miteinander kommunizieren können.
Gerade Diskussionen mit vielen Wortmeldungen können dadurch anspruchsvoller zu moderieren sein.
3. Der klassische Organisationsaufwand bleibt teilweise bestehen
Versammlungsraum, Anreise der vor Ort Teilnehmenden und die Organisation am Veranstaltungsort entfallen beim hybriden Modell nicht.
Zusätzlich kommt die digitale Infrastruktur hinzu.
Welche Variante ist für eine WEG besser?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht.
Die virtuelle Eigentümerversammlung kann sich besonders für Gemeinschaften eignen, in denen viele Eigentümer räumlich verteilt wohnen, digitale Kommunikationswege bereits etabliert sind und der Wunsch nach einer flexiblen Teilnahme groß ist.
Die hybride Eigentümerversammlung kann dagegen sinnvoll sein, wenn die Gemeinschaft digitale Teilnahme ermöglichen möchte, gleichzeitig aber Wert auf einen Versammlungsort und den persönlichen Austausch legt.
Entscheidend ist deshalb nicht allein die Frage, welches Format moderner ist. Viel wichtiger ist, welches Format zur jeweiligen Eigentümergemeinschaft passt.
Dabei können beispielsweise folgende Fragen helfen:
- Wie viele Eigentümer wohnen nicht am Standort der Immobilie?
- Wie groß ist die Gemeinschaft?
- Wie digital erfahren sind die Eigentümer?
- Wie wichtig ist den Beteiligten der persönliche Austausch?
- Welche technischen Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
- Wie lassen sich Wortmeldungen und Abstimmungen zuverlässig organisieren?
Fazit: Digital ja – aber passend zur Gemeinschaft
Mit der virtuellen Eigentümerversammlung haben Wohnungseigentümergemeinschaften heute eine zusätzliche Möglichkeit, ihre Zusammenarbeit digitaler zu gestalten. Gleichzeitig bleibt die hybride Versammlung eine interessante Alternative für Gemeinschaften, die Flexibilität und persönlichen Austausch miteinander verbinden möchten.
Welche Variante die bessere ist, hängt daher von den Bedürfnissen der jeweiligen WEG ab.
Eine moderne WEG-Verwaltung sollte nicht nur die technischen Möglichkeiten im Blick haben, sondern auch die Eigentümerstruktur, den organisatorischen Aufwand und eine verlässliche Durchführung der Versammlung.
Casa Con Immobilienverwaltung: Digitale Lösungen sind für uns kein Selbstzweck. Entscheidend ist, Verwaltungsprozesse so zu gestalten, dass sie für die jeweilige Eigentümergemeinschaft nachvollziehbar, praktikabel und gut organisiert sind.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die rechtlichen Voraussetzungen und die konkrete Beschlussfassung sollten stets anhand der individuellen Situation der jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaft geprüft werden.
